PLANEACION COMO HERRAMIENTA DE LA GERENCIA

Anderson Arturo Ruiz Montoya

Estudiante: Administración Pública Territorial                Semestre: VII

Profesor: Miguel Eguid Aljure.

Fecha: 23 Febrero 2012.

Ensayo: Unidad 2

La planeación como una importante herramienta del Administrador Publico.

La planeación es aquella actividad en la cual un administrador de recursos públicos o privados prevé las posibles necesidades que puede presentar la unidad en la cual se encuentra; y para tal efecto adopta una serie de mediadas a través de las cuales busca satisfacerlas antes de que se presente lo cual no impedirá el normal funcionamiento de la organización. Esta  planeación se fundamenta en una serie de análisis tales como los costos de funcionamiento, el costo beneficio, la utilidad de los recursos a adquirir, el tiempo que es el año fiscal y el presupuesto con que cuenta la entidad tanto de ingresos como  de gastos.

Igualmente la planeación de programas, proyectos o actividades trae una serie de interrogantes que le  permiten alcanzar los objetivos trazados, estos cuestionamientos son los siguientes:

¿Qué se quiere lograr?

¿Cuándo se lograra lo deseado?

¿Qué recursos se necesitan?

¿Qué organización es necesaria?

¿Qué acciones se desarrollarán para el logro de lo planeado?

Como podemos observar estos cuestionamientos tiene en cuenta, el tiempo, las acciones a seguir, la forma como se llevara a cabo la organización, los recursos (físicos, financieros y humanos). Por otro lado, la planeación comprende una preparación del presupuesto, una adquisición de bienes, unos planes de manejo, tratamiento o uso de los recursos.  Otro elemento importante dentro de la planeación es la elaboración del plan de compras que es elaborado de acuerdo a las necesidades de la empresa u organización el cual para ser elaborado necesita una serie de procesos entre los cuales encontramos  la evaluación al plan de compras pasado, la definición de necesidades de cada dependencia, la correspondencia entre lo necesitado y los límites del gasto, así como la necesidades de la nueva vigencia, la validación de este plan de compras, la inclusión  del valor de plan de compras para la nueva vigencia dentro del presupuesto general, y la ejecución y seguimiento del plan de compras ya adquiridos.

Otro factor de vital importancia es el concepto de cantidad a comprar, los saldos o excedentes que deben quedar en el inventario para cuando se tramita el posterior plan de compras. Es decir las “las reservas” que garanticen el funcionamiento de  la entidad mientras llega la provisión para la nueva vigencia.

Presupuesto anual:

El presupuesto es una herramienta de carácter: financiero, económico y administrativo, por medio de la cual una institución debe proyectar tanto  sus ingresos como sus gastos. Este presupuesto  se divide en 2 componentes como lo son el presupuesto de ingresos y el de gastos. Los impuestos, contribuciones, recursos de capital entre otros pertenecen al de Presupuesto de Ingresos; mientras al de gastos lo relacionado con todos aquellos movimientos financieros que salen de los recursos de la empresa para atender sus gastos de funcionamiento o para atender a la inversión.

Presupuesto general de la Nación:

Este presupuesto reúne todos los ingresos y gastos de la nación y se apoya en los siguientes elementos

• Los ingresos corrientes
• Los ingresos de capital
• Las contribuciones para fiscales
• Los fondos especiales
• Las trasferencias.

Los gastos del presupuesto lo componen

• Los gastos de funcionamiento
• La inversión
• El servicio de la deuda.

Es necesario tener en cuenta algunos principios fundamentales del presupuesto:

La anualidad, la planificación, la universalidad, la inembagabilidad, el principio de la homeostasis presupuestal y la coherencia macro económica.

Otro factor decisivo en la planeación es el tema de la planeación de compras que comprende los elementos que se van a adquirir, las cantidades y los tiempos en que habrán de ser adquiridos estos elementos.

La preparación del presupuesto que es un elemento muy delicado con el cual se determinara los alcances de la empresa. Y finalmente el ingreso de los bienes. Igualmente el control de los inventarios y la gestión documental son elementos vitales para la administración. Debemos recordar que el presupuesto general de la nación es aprobado por el congreso de la república, que es elaborado por el ministerio de hacienda y crédito público y evaluado por el Consejo Nacional de Política Económica y Social